Zaznacz stronę

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zdecydujesz się na wykupienie polisy OC, możesz w całości zaliczyć ją w koszty swojej firmy. Podobnie masz szansę zrobić z AC, lecz tylko do wysokości ustalonego limitu. Co ważne, przy ewidencjonowaniu wydatków, moment rozliczenia środków trwałych zależy od przyjętej metody prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Sprawdź, w jaki sposób wpisać polisy OC i AC w firmowe koszty.

Polisy OC i AC samochodu jako koszty uzyskania przychodu

Do kosztów firmowych zalicza się wydatki:

  • które zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu zdobycia przychodu albo zabezpieczenia lub utrzymania jego źródła;
  • odpowiednio udokumentowane.

W związku z wyżej wymienionymi zasadami, ubezpieczenie komunikacyjne OC/AC stanie się kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostanie poniesiona przez przedsiębiorcę na cele firmowe. Choć opłacenie ubezpieczenia nie przyczynia się bezpośrednio do powstania przychodu, zgodnie z wytycznymi organów skarbowych, jest działaniem zabezpieczającym jego źródło.

W jaki sposób udokumentować wydatki poniesione na OC i AC? Jako przedsiębiorca najczęściej nie otrzymasz faktury, lecz polisę – potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia. Czy taki dokument może stanowić podstawę zaksięgowania kosztu? Zdaniem fiskusa – tak, ale tylko pod warunkiem, że zawiera on dane dotyczące ubezpieczyciela i ubezpieczającego (Ciebie), informacje o rodzaju i zakresie ubezpieczenia, wysokości składki, dacie wystawienia polisy i terminie dokonania płatności za nią. Ważne okażą się też podpisy każdej ze stron. Dowodem księgowym poniesienia kosztu będzie zatem polisa lub sama umowa zawarta z ubezpieczycielem.

Pamiętaj, że jeśli opłacisz polisę ubezpieczeniową gotówką w dniu jej wydania, a zapis o tym znajdzie się w dokumencie, uzyskasz wymaganą podstawę do zaksięgowania kosztu. Opłacając ubezpieczenie OC/AC przelewem bankowym, dołącz do dokumentacji dodatkowe dowody zapłaty – potwierdzenie przekazu pieniężnego albo wyciąg z rachunku.

Rozliczenie kosztu ubezpieczenia a metoda prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Zaksięgowanie polis ubezpieczeniowych OC i AC zależy w głównej mierze od tego, czy prowadząc Księgę Przychodów i Rozchodów ewidencjonujesz koszty, stosując metodę kasową (uproszczoną) czy też memoriałową. Bez względu na przyjęty przez Ciebie sposób rozliczania kosztów, te związane z ubezpieczeniem zawsze powinny znaleźć się w kolumnie 13 KPiR – będziesz ujmować je jako pozostałe wydatki.

Rozliczenie kosztów ubezpieczenia OC i AC – metoda kasowa

Jeżeli zdecydujesz się na wybór metody kasowej do rozliczania kosztów (ważne, by dany sposób stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy), poniesione wydatki na OC i AC zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. Nie ma znaczenia, jakiego okresu konkretny wydatek dotyczy ani czy poniesiony koszt przyczyni się do uzyskania przychodu w roku podatkowym, gdy został odnotowany.

Jeśli jako przedsiębiorca posługujesz się metodą kasową (nazywaną też uproszczoną), nie musisz dzielić kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiąganymi przychodami. Wszystkie wydatki traktujesz wówczas jednakowo. Jeżeli wykupisz polisę ubezpieczeniową OC, bez względu na okres, jakiego ona dotyczy, zaksięgujesz ją w całości zgodnie z datą jej wystawienia, a zatem w tym samym roku podatkowym, w którym została opłacona. Jeśli zawrzesz umowę z ubezpieczycielem na 2 lata podatkowe, całą kwotę składek ujmiesz jednorazowo w kosztach firmowych.

W zapamiętaniu powyższych zasad pomoże Ci następujący przykład:

1 lipca 2018 roku pan Robert prowadzący własną firmę, wykupił ubezpieczenie OC i AC o wartości 1500 złotych. Wybrana przez niego polisa obejmuje 12 miesięcy kalendarzowych, okres od 1 lipca 2018 do 30 czerwca 2019 roku, czyli dwa lata podatkowe.

Pan Robert przy rozliczeniach posługuje się metodą uproszczoną (kasową), dlatego wartość całej polisy ujmuje w KPiR w dacie jej wystawienia – 1 lipca 2018 roku. Nie musi przy tym posiadać faktury dokumentującej poniesienie wydatku – wystarczającym dowodem na zakup ubezpieczenia OC i AC jest już sama polisa wystawiona przez ubezpieczyciela.

Rozliczenie kosztów ubezpieczenia OC i AC – metoda memoriałowa

Stosując metodę memoriałową musisz rozróżniać koszty na bezpośrednio i pośrednio związane z osiąganym przychodem. Jako właściciel firmy powinieneś ujmować koszty bezpośrednie w okresie, gdy powstają odpowiadające im przychody, a bezpośrednie ewidencjonować w dacie ich poniesienia, czyli w momencie wystawienia dokumentu księgowego. Koszty pośrednie, obejmujące więcej niż jeden rok podatkowy, dzielą się proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczą.

Ubezpieczenie OC i AC zalicza się do kosztów pośrednich. Jeżeli zakupiona przez Ciebie polisa obejmuje więcej niż jeden rok podatkowy, jesteś zobowiązany podzielić ją proporcjonalnie w stosunku do okresu jej trwania i liczby lat podatkowych.

Choć w teorii rozliczanie kosztów ubezpieczenia metodą memoriałową wydaje się skomplikowane, w praktyce okazuje się dość proste. Zasady działania tego sposobu zobrazuje Ci poniższy przykład:

Pani Julia rozlicza koszty swojego przedsiębiorstwa metodą memoriałową. Ostatnio zakupiła wyjątkowo tanie ubezpieczenie OC i AC firmowego samochodu na okres od września 2018 roku do sierpnia 2019 roku. Wartość polisy wynosi 2 400 złotych, a okres jej trwania to 12 miesięcy kalendarzowych i dwa lata podatkowe. Pani Julia powinna zatem ująć w kosztach uzyskania przychodu wartość ubezpieczenia proporcjonalnie do lat, których dotyczy umowa z ubezpieczycielem.

W tym przypadku wartość ubezpieczenia pani Julia dzieli na 12 miesięcy i mnoży uzyskany wynik przez liczbę miesięcy przypadających na dany rok podatkowy:

2 400 zł : 12 miesięcy = 200 zł

Pierwszy rok podatkowy – 4 miesiące (wrzesień – grudzień): 200 zł * 4 miesiące = 800 złotych

Drugi rok podatkowy – 8 miesięcy (styczeń – sierpień): 200 zł * 8 miesięcy = 1 600 złotych

Kwotę ubezpieczenia przypadającą na rok wykupienia polisy pani Julia zaksięguje w dacie jej wystawienia (2019), a część obejmującą drugi rok podatkowy ujmie w 2019.

AC w kosztach firmy wyłącznie do ustawowego limitu

Podczas gdy kwotę obowiązkowej polisy OC wpiszesz w koszty w całości, dobrowolne ubezpieczenie AC (autocasco) podlega jasno określonemu limitowi. Choć ubezpieczenie samochodu uznaje się za koszt podatkowy, do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się już składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ustaloną część proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro do wartości pojazdu przyjętej dla celów jego ubezpieczenia.

Pamiętaj, że wspomniane ograniczenie dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. W sytuacji, gdy wykupisz polisę dla samochodu ciężarowego, powyższy limit nie obowiązuje. Ponadto, jeśli wartość firmowego auta jest niższa niż równowartość 20 000 euro, do kosztów podatkowych wpiszesz całą kwotę ubezpieczenia AC.

Jak sprawa ujmowania AC w koszty wygląda w praktyce? Posłużmy się kolejnym przykładem:

25 września 2018 roku pan Karol wykupił polisę AC dla firmowego samochodu osobowego. Wartość pojazdu to 150 000 zł, a składka ubezpieczenia AC wynosi 3 500 zł.

Najpierw pan Karol przelicza równowartość 20 000 euro na złotówki zgodnie z kursem wymiany walut obowiązującym w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia. W ten sposób ustali proporcjonalny limit kwotowy, który będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych:

Kurs euro z dnia 25 września 2018 roku to 4,2872 zł.

20 000 euro * 4,2872 zł. = 85 744 zł

Następnie pan Karol ustala proporcję:

(85 744 zł/150 000 zł) * 100% = 57%

Uzyskaną proporcję mnoży przez wysokość składki ubezpieczenia:

3 500 zł * 57% = 1995 zł

Pan Karol może zatem zaliczyć do kosztów podatkowych kwotę 1995 zł. z tytułu opłaconej składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego.

Będąc przedsiębiorcą powinieneś pamiętać o kolejnej istotnej sprawie – przy zawieraniu kolejnej umowy AC wartość pojazdu może ulec zmianie. Konieczne okaże się więc ponowne ustalenie kwoty, jaką uda się wpisać w koszty.

Wydatki na ubezpieczenie OC i AC firmowego samochodu z powodzeniem wpiszesz w koszty uzyskania przychodu, jeśli zachowasz odpowiednią dokumentację (polisy i potwierdzenia zapłaty), a wspomniane wydatki mają związek z pojazdem używanym dla celów prowadzonej działalności. Pamiętaj, by w swoich rozliczeniach uwzględniać fakt, że umowa z ubezpieczycielem może być zawarta na okres obejmujący więcej niż jeden rok podatkowy.